giovedì 20 ottobre 2011

L’autoinganno su Metodo & Procedure

Girando per il mondo vario e variegato delle Agenzie Immobiliari, mi sono trovato spesso di fronte a contesti decisamente differenti e distanti tra loro. In pratica quasi ogni agenzia ha un proprio modo di operare direttamente collegato all’esperienza ed alla capacità organizzativa di chi la conduce: il Titolare. Spessissimo, anche in contesti come le agenzie in franchising, il Titolare/Responsabile risulta l’unico depositario della verità ed a lui sono delegati i compiti di organizzazione delle attività e la responsabilità della produzione. E’ incredibile verificare ogni volta quanto poco siano conosciute le procedure di quella specifica Agenzia da parte del proprio staff. Questo, per chi si occupa di gestione aziendale, è un problema decisamente rilevante: se le persone di staff non sanno come, quando e perché devono fare certe cose, quanta fatica deve fare il titolare ad intervenire con attività di correzione e controllo? Sei un Titolare? Vuoi avere più tempo da dedicare al tuo lavoro professionale? Devi affidarti alle procedure, alla sistemizzazione delle attività, alla industrializzazione della produzione.  Andando su Wikipedia alla voce “Procedura” troviamo il seguente significato: “Con procedura si intende l'insieme di norme da seguire agendo per un determinato fine. Risponde alla domanda: quali regole sono da seguire per..., e il suo scopo è far sì che, in un determinato ambito, tutti gli operatori agiscano in modo uniforme e formalmente riconosciuto. Oggi si può dire che in qualsiasi ambito ci sia un minimo di organizzazione, esistono delle procedure che stabiliscono il modo di agire in specifiche situazioni o come trattare determinati eventi.“ Siete certi che tutto il vostro staff sia preparato in questo senso? Personalmente sono convinto del contrario: la stragrande maggioranza degli operatori sul territorio non conosce o, addirittura, non possiede delle procedure. Pochissimi lavorano con metodo attraverso un Metodo Operativo, moltissimi lavorano “credendo” di avere un metodo operativo ma poi fanno come meglio credono, tantissimi conosco un Metodo Operativo a cui fare riferimento ma poi ne usano solo parti generiche tipo “andate in zona a cercare notizie”, “Nel pomeriggio è preferibile fare telemarketing”, “se entra un cliente dovete alzarvi, stingergli la mano, farlo  accomodare e chiedergli come potete essergli di aiuto…”. Siamo così alla preistoria dell’attività di intermediazione e se scendiamo in un contesto maggiormente “professionale” come la gestione di una compravendita allora vediamo che (obblighi di legge a parte) ognuno crea quotidianamente una procedura differente per ogni singola trattativa. Qualcuno penserà che esagero ma sfido a trovare un’agenzia che abbia un “prontuario” a disposizione di qualsiasi componente interno dove trovare “cosa fare” in quel determinato momento professionale ed avere così l’opportunità di memorizzarlo per il futuro. E se pensate di averlo controllate se c’è la risposta a questa banale e comunissima domanda: “cosa devo fare se un cliente mi dice che deve vendere, vorrebbe una valutazione ma non vuole avere a che fare con le agenzie? (se trovate la risposta scritta da qualche parte siete al top!) . Uno degli aspetti più sottovalutati infatti è quello di non avere procedure proprio nella fase commerciale, quella di ricerca del cliente (venditore o acquirente fa lo stesso) e che è la fase che crea letteralmente la ricchezza dell’attività immobiliare. Posso sapere come fa un novello agente a non stufarsi di fare ricerca senza strumenti adeguati, script da seguire, cose da dire e da mostrare di cui abbia certezza e competenza?. Non si tratta solo di formare le persone ma di avere le idee chiare su cosa fargli fare ogni singolo giorno e, soprattutto, su cosa noi Agenti dovremmo fare ogni singolo giorno! Perché se del tuo “metodo” non c’è traccia sulla tua agenda, forse quel “metodo” continuerà a non essere di valido aiuto come dovrebbe.
Buone vendite a tutti                                                                              Luca Gramaccioni
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